Funktionsumfang GARAIO REM "light"
Die folgende Auflistung zeigt den Funktionsumfang der Software GARAIO REM in der light Version.
Bedienung
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Weitgehend tastaturbedienbar für effiziente Bedienung, inklusive Direktzugriff auf Menüpunkte über Expertenbefehle
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Durchgängig direkte Navigation auf referenzierte Daten über Links (z.B. Mieter oder Objekte in einem Mietvertrag, Auswertungen)
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Eine Auswertung oder Eingabemaske kann als Lesezeichen abgelegt werden (Browser)
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Gleichzeitiges Bearbeiten von mehreren Daten / Auswertungen in Browser-Tabs (Anwendung muss nicht mehrfach gestartet werden)
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Die gesamte Applikation kann auf beliebigen Geräten mit dem Google Chrome Browser vollständig bedient werden (Tablets 10“ oder grösser), geringe Leistungs-und Speicheranforderungen der Endgeräte
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Die konfigurierbare Volltextsuche erlaubt direkten Zugriff auf indexierte Daten (Stammdaten, Rechnungen...) ohne Umwege über Suchmasken
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Direkt in die Stammdatenmasken integrierbare Auswertungen (z.B. Mieterspiegel)
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Grafische Darstellung von komplexen Stammdaten (Liegenschaft-Struktur, Mietzins)
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deutschsprachiges User Interface
Integriertes Dokumenten-System (online Ablage - keine Archivlösung)
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Intelligente Dokumentvorlagen
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Integrierte Vorschau des Dokuments während der Erfassung / Bearbeitung (bspw. Mietvertrag, Kündigungsbestätigung, Rechnung)
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Dokumente werden auf dem Server als PDFs generiert und im System abgelegt sowie der jeweiligen Person zugeordnet und sind somit jederzeit wieder abruf- und druckbar
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Externe Dokumente können hochgeladen werden (z.B. Scan eines unterschriebenen Mietvertrags)
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Dokumente können auf einer Liegenschaft, einer Buchhaltung, einem Haus, einem Objekt, einem Mietvertrag, einem Hauswart und einer Person in einem Dossier im Sinne einer Dokumentenablage hinterlegt werden
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Automatisches Speichern von Auswertungen und persönlichen Abrechnungspapieren aus einer definitiven Nebenkosten- und STWE-Abrechnung im Dossier der Buchhaltung
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Automatisches Speichern der abgerufenen Verwaltungsabrechnungen im Dossier der Buchhaltung
Mailversand
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Es kann ein SMTP-Server für den Mailversand hinterlegt werden. Anschliessend können folgende Dokumente direkt über das System versendet werden:
- Serienbriefe / Briefe
- Mahnungen (Zahlungserinnerungen)
- Mietzins-Rechnungen
- Mieterpapiere (Nebenkostenabrechnung)
- Blanko-ESR
- Debitorenrechnung
- Debitorengutschrift
- Kreditorenauftrag
- Offertanfrage
- Zahlungsvereinbarung
Personen / Adressen
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Mandantenunabhängige, zentrale Personen-/Adressen-Verwaltung
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Unterstützung bei der Erfassung und Validierung einer Adresse durch Google Maps
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Mahn- und Auszahlungssperre
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Validierung für die Verhinderung von Doppelerfassungen
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Zusammenführen von Personen
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MWST-Befreiung (z.B. Konsulate)
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Eine individuelle Anschrift für Dokumente kann auf einer Person oder auch auf einem Mietvertrag hinterlegt werden
Eigentümer-Profil
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Zugriffsschutz für genehmigte Marktmieten
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Konfigurierbarer Vorschlag des Vermietungszinses
Liegenschaften-Stammdaten
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Möglichkeit für das generische Verwalten von Stammdaten (kundenindividuelle Stammdaten)
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Für die Inserierung auf den Internet-Marktplätzen relevante Informationen wie Distanzen oder Ausstattungsmerkmale
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Pflichtlieferanten für Offertanfragen und Kreditoren-Aufträge
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Individuelles Adressverzeichnis
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Kennzahlen
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Tankanlagen-Stammdaten
Haus- und Objektstammdaten
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Spezielle Haustypen für automatisierte Zuteilung der Korrespondenzadresse bei Neuvermietungen
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Einfaches Mutieren der Objekt- und Haus-Referenz-Nummer
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Inseratedaten und Besichtigungsinformationen für Angebot auf Marktplätzen
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Inserate für Verkaufsobjekte können über GARAIO REM "light" erfasst und an den Marktplatz übermittelt werden (Abo Marktplatz erforderlich)
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Für die Inserierung auf den Internet-Marktplätzen relevante Informationen wie Distanzen oder Ausstattungsmerkmale
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Einfache Bearbeitung des Inserats für die Internetmarktplätze mit Drag&Drop für Bilder, Vorschau des Inserats mit dem Homegate- Layout während der Bearbeitung (wie wird es auf Homegate aussehen?)
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Lebenslaufdaten (Unterhaltshistorik) mit automatischer Speicherung bei der Erfassung von Kreditoren-Rechnungen
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Manuelle Lebenslaufeinträge, z.B. bei grösseren Sanierungen mit der Möglichkeit ein Dokument hochzuladen.
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Mehrsprachiger Antworttext für Interessentenanfragen aus Marktplätzen (z.B. wenn ein Objekt bereits vermietet ist oder der Besichtigungstermin bereits festgelegt ist)
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Es kann eine unbegrenzte Anzahl Marktplätze geführt werden.
Mietzins
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Echte Mietzinse
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Theoretische Mietzinse und Mietzinspotentiale
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Separater Vermietungszins (Schattenmietzins), automatischer Vorschlag bei der Erfassung einer Kündigung
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Flächen in Bezug zum Mietzins
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Effektive Flächen ohne Bezug zum Mietvertrag, Aktivierung bei nächster Kündigung
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Automatische Berechnung der Kostenstandmiete
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Grafische Darstellung der Mietzinsentwicklung eines Objekts inkl. MWST-pflichtigen Perioden und Relation des Mietzinses zu theoretischen Mietzinsen (z.B. Marktmiete)
Mietzins-Anpassung
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Einfacher Abruf
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Erhöhungsprozess, z.B. nur für „indexierte Mietverträge“, einzelne Mietverträge oder über mehrere Liegenschaften
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Normaler oder LSI-Versand inklusive Post-Bordereau und firmeninternem Versandnachweis (Bordereau)
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Automatisierte Texte bei Veränderung von Mietzinsbasen Simulation von Mietzins-Anpassungen
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Inaktivieren einer definitiven Mietzinsanpassung.
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Automatisierte Berechnung der Mietzins-Reserven und detaillierte Ausgabe pro Komponente für die Mietzins-Basen
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Berechnung Kostensteigerung nach Präferenz des Kantons SG respektive der Gemeinde Arbon/TG.
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Anzeige des nächsten Kündigungsdatums des Mietvertrags gemäss Kündigungstermin und -frist.
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Mietzinsanpassung mit Preview-Möglichkeiten des amtlichen Formulars
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Formulare stehen für die gesamte Schweiz zur Verfügung. Von zahlreichen Kantonen wurden die Formulare genehmigt
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Massenversand mit Bereitstellung von PDF-Dateien
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Für die Rechtskonformität, Gültigkeit und Aktualität der Formulare ist der Kunde verantwortlich. immonos übernimmt diesbezüglich keine Gewähr und schliesst jede Haftung für allfällige Schäden (insbesondere im Zusammenhang mit Mietzinsanpassungen) aus.
Mietvertrag
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Intelligente Mietvertrags-Modelle (Textzusammenstellung abhängig von den Vertragsdaten mit einer einfachen, integrierten Programmiersprache)
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Pro Modell konfigurierbare Beilagen, z.B. Begleitbrief, Informationen an Hauswart, Schilderbestellung
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Automatisierte Textvorschläge, z.B. bei befristeten Mietverträgen, Verlängerungsoptionen, indexierten Mietverträgen, etc.
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Validierungen gemäss Mietrecht, z.B. bei indexierten Mietverträgen
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Automatische Erkennung ob ein Fahrzeugabstellplatz MWST-pflichtig ist Validierung ob ein Objekt freiwillig der MWST unterstellt werden darf
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Beim Erstellen des Mietvertrages wird immer die aktuellste Mietzins-Basis vorgeschlagen
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Automatische Übernahme von verschiedenen Daten aus dem Vorgänger-Mietvertrag, z.B. Zahlmodus oder Kündigungsfristen und -termine
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Es können mehrere Solidarmieter angegeben werden
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Einfaches Erstellen von Mietvertrag-Nachträgen oder -Umschreibungen (Zession)
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Provisorische Mietverträge, Nachträge und Zessionen, welche bei Nichtunterzeichnung wieder gelöscht werden können
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Aktivierung und Deaktivierung
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Amtliche Wohnungsnummern können auf dem Vertrag oder auf einem Wohnungsausweis als Beilage aufgeführt werden.
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Dokumentensprache deutsch
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Die Anschrift von Mietvertrags-relevanten Dokumenten enthält, im Rahmen der Vorgaben der Post, standardmässig alle Mietparteien. Sie kann mit einer Vertragsspezifischen Anschrift übersteuert werden. Davon ausgenommen ist das Mahnpapier mit Kündigungsandrohung.
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Echte und unechte Verlängerungs-Optionen
Kündigung / Vermietung
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Automatisierte Textvorschläge, z.B. ob mehrere Mietverträge gekündigt werden oder ob mehrere Mietparteien betroffen sind oder ob die Kündigung terminlich oder ausserterminlich erfolgte
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Automatisierter Vorschlag des Haftungsdatums aufgrund der vertraglichen Kündigungsbestimmungen
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Automatisierter Vorschlag des Wiedervermietungszinses gemäss einer pro Liegenschafts-Eigentümer hinterlegbaren Variante, z.B. höchster Mietzins aus kostenbereinigtem aktuellem Mietzins, aktuellem Mietzins oder Marktmiete – oder immer ein bestimmter theoretischer Mietzins
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Schnittstellen zu gängigen Marktplätzen inklusive der Konfiguration des Filetransfer-Protokolls (FTP)
Buchhaltung allgemein
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GARAIO REM "light" ist nicht abschliessend Mandanten-fähig. Zentrale Funktionalitäten sind Mandanten-übergreifend verfügbar, z.B.
- Ein zentraler Personen- und Adressenstamm
- Eine Sollstellung über alle Mandanten
- Einlesen der Zahlungseingangs-Dateien gleichzeitig für verschiedene Mandante
- Ein Mahnlauf über alle Mandanten -
Für jede Liegenschaft wird eine Buchhaltung geführt
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Für jeden Eigentümer kann eine Buchhaltung geführt werden damit die Liegenschaften-Buchhaltungen konsolidiert werden (nicht zwingend)
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Buchhaltungen können weiter auch für Verwaltungsfirmen, Immobilien-gesellschaften, Immobilienfonds oder ähnliche juristische Gefässe geführt werden
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Einfaches Kopieren von Kontenplänen und Kostenstellen
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Einfache Änderung der Konsolidierungs-Hierarchien
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Buchungstext kann pro Konto als Vorschlag hinterlegt werden
Buchhaltung: Vererbung von Daten innerhalb einer Konsolidierungshierarchie
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Geschäftsjahre und Perioden
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Kontenplan und Kontenplanstruktur
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Budgetversionen
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Konfiguration für die Verwaltungsabrechnung
Sollstellung
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Sollstellung mit lückenloser Buchführung aller Forderungen
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Leerstände werden ebenfalls lückenlos sollgestellt. GARAIO REM hat kein Programm „manuelle Sollstellungskorrektur“. Sämtliche Stammdaten-Mutationen (z.B. Kündigung, Mietvertrags-Aktivierung oder Mietzins-Anpassung) in eine bereits sollgestellte Periode lösen eine automatische Sollstellungskorrektur aus – buchalterisch korrekt in der nächsten Periode, wenn der definitive Abschluss oder eine definitive HK/BK-Abrechnung bereits erfolgte
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Automatische Sollstellungskorrektur bei rückwirkender Eingabe des Verwaltungsende Liegenschaft
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Automatische Sollstellungskorrektur bei rückwirkender Eingabe des Verwaltungsende Haus
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Automatisierte Abgrenzungsbuchungen, wenn Zahlmodus nicht monatlich
Inkasso Zahlungsverkehr
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Rechnungsumbuchungen für Direktbelastungen oder Hauswarträume zu Lasten der Nebenkostenabrechnung
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Zahlungsverkehr via QR-Code (QR-IBAN)
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Massenversand der Mietzins-Rechnungen mit Bereitstellung von PDF-Dateien
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Automatisierte Gruppierung von verschiedenen Mietverträgen auf gleicher Mietzins-Rechnung
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MWST-konforme Mietzins-Rechnungen
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Debitorengutschriften mit Betragskompetenz-Validierung und automatisierter Auszahlung
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Workflow für Überprüfung der Kompetenzregelung bei Gutschriften
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Verbuchung der Zahlungsvereinbarungen erst bei Zahlungseingang
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Einfaches Integrieren von offenen Posten in eine Rechnung, z.B. bei einer Schlussabrechnung
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Unbegrenzte Anzahl Rechnungspositionen, z.B. für eine detaillierte Schlussabrechnung
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Einfaches Einlesen von gleichzeitig mehreren Dateien, auch von verschiedenen Banken.
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Die Vorgaben von ISO 20022 werden unterstützt
Debitoren Abfragen
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Übersichtliche Darstellung mit Gruppierung pro Fälligkeit
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Filterfunktion für bessere Lesbarkeit, z.B. nur offene Posten oder Fälligkeiten ab einem bestimmten Datum
Mahnwesen
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Vorschläge des Mahnstatus je nach Objektart (abgeschwächt, normal, verschärft)
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Mahnsperren auf Ebene Person verhindern den Versand von Mahnpapieren an „sensitive Personen“
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Eine Mahnsperre auf einer Liegenschaft verhindert den zu frühen Versand von Mahnungen bei Mandatsübernahmen
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Individuelle Ver- und Entschärfung der Mahnvorschläge durch den Benutzer vor dem Versand der Mahnpapiere
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Obligatorische Begründungstexte bei bestimmten Mahnstatus, z.B. bei getroffenen Zahlungsvereinbarungen oder Rechtsfällen
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Erstellen von Betreibungsbegehen
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Je nach Konfiguration werden die Mahnpapiere normal oder als LSI inklusive Post-Bordereau und firmeninternem Versandnachweis (Bordereau) verschickt
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Separater Versand von Mahnungen mit Kündigungsandrohung an sämtliche Solidarmieter
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Detaillierte Historisierung aller Vorgänge auf einem offenen Posten mit Integration in der Benutzeroberfläche
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Mahnstopp auf ausgewählte offene Posten
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Unterschiedliche Forderungstypen für Bruttomiete, HK/BK-Abrechnung, Debitorenrechnungen und STWE-Budgetforderungen
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Forderungsposten mit bestimmten Mahnstatus werden von einer normalen QR-Zahlung nicht mehr direkt ausgeglichen, z.B. bei einem hinterlegten Mietzins auf der Schlichtungsbehörde
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Einfache Handhabung von Mahnstopps bei neuen oder abgegangenen Mandaten
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Offene Posten auf ungerechtfertigter Benutzung im Rahmen von Betreibungs- und Fortsetzungsbegehren werden mit Forderungsurkunden „Schadenersatz“ geführt
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Gentrennte Verarbeitung von Miet- und STWE-Liegenschaften
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Separate Mahnläufe für Miet- und STWE-Liegenschaften
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Möglichkeit Mahndruck zu stornieren
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Auf Wunsch Verrechnung von Mahnspesen.
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Die Verbuchung der Mahnspesen erfolgt erst bei deren Bezahlung.
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Die Mahnspesen können gemahnt werden, unbezahlte Mahnspesen müssen nicht ausgebucht werden.
Auftragswesen (Bon)
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Integriertes Auftragswesen mit Verbindung zu Budget (noch nicht bezahlte aber bereits durchgeführte Aufträge sind Budget-wirksam)
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Führen von Pflichtlieferanten auf Stufe Liegenschaft
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Einholen von Offerten oder direktes Erstellen von Aufträgen unter Berücksichtigung von Pflichtlieferanten
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Validierung von Eigentümer-spezifischen Betragskompetenzen
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Einfaches Erstellen von Kopien, z.B. für Hauswart, Mieter oder andere Empfänger
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Verbindung zur Unterhalts-Historik eines Objektes oder einer Liegenschaft
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Offertanfragen und Kreditorenaufträge können direkt aus GARAIO REM "light" per E-Mail versendet werden - Hinterlegung PF nötig
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Bei Offertanfragen und Kreditorenaufträgen können Bilder angehängt werden
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Einfaches Versenden von Absagen zu Offertanfragen per Mail
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Warnung bei Überschreitung der Buchhaltungs-Kompetenzlimite
Kreditoren-Zahlungen
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Interpretierung von eingescannten Belegen (QR-Codierzeile) oder Belegleser-unterstützte Erfassung
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Direktselektion des Kreditors auf Grund Analyse der Codierzeile von QR und Einzahlungsschein
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Automatisierte Speicherung von Lebenslaufeinträgen je nach Kontodefinition
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Auf Wunsch Workflow für Überprüfung der mehrstufigen Kompetenzregelung
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Auszahlungen auf ausländische IBAN-Nummern in CHF sind möglich
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Daueraufträge für Akontozahlungen an die Kunden oder Lohnzahlungen an die Hauswarte mit vorgängigem Visums-/Freigabe-/Eskalations-Prozess. Oder für die direkte Gewinnausschüttung an die betroffenen Eigentümer.
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Einfaches Stornieren einer Kreditoren-Rechnung
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Vorbereiten der Zahlungs-Pakete pro verantwortlichen Benutzer
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Zusammenfassung von verschiedenen Zahlungs-Paketen bei der gleichen Bank / Postfinance in eine Datei
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Unterstützung beim Erfassen von Rechnungsabgrenzungsbuchungen mit automatischer Auflösung in verschiedenen Perioden oder im neuen Geschäftsjahr
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Einfache Visierung von Zahlungspaketen vor der Übermittlung
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Übermittlung von Zahlungspaketen manuell oder mittels der Konfiguration des Filetransfer-Protokolls (FTP)
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Die Vorgaben von ISO 20022 werden unterstützt, inklusive dem Importieren von „Belegen mit QR-Referenz“
Manuelle Buchungen
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Die Daten können ab Excel in den Buchungs-Grids hineinkopiert werden mittels Ctrl c und Ctrl v
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Die Buchungen können direkt mittels Excel importiert werden
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Buchungstextvorschläge können pro Konto hinterlegt werden
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Ein existierender Buchungsbeleg kann zur Buchung hinzugefügt werden
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Einfache Mutation von Kostenstelle, Periodedatum, Buchungstext und Menge bei HK/BK-Buchungen
Massenbuchungen
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Die Buchungen aus Sollstellung, Zahlungseingangs-Datei einlesen und den Kreditoren-Auszahlungspaketen werden – wenn der definitive Fibu-Abschluss per verlangtem Buchungsdatum bereits definitiv erfolgt ist – automatisch in die nächste offene Periode verbucht
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Die Sollstellung eröffnet die nächste HK/BK-Periode automatisch, wenn diese noch nicht existiert
Kreditoren Abfragen
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Übersichtliche Darstellung mit Gruppierung pro Fälligkeit
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Filterfunktion für bessere Lesbarkeit, z.B. nur offene Posten oder Fälligkeiten ab einem bestimmten Datum
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Direktdurchgriff auf Buchungen und Rechnungsdetails
Budgets
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Es können beliebig viele Jahre budgetiert werden, d.h. auch 10 oder mehr Jahre
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Pro Jahr können verschiedene Budgetversionen geführt werden
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Bei jeder Neueröffnung einer Version werden die Nettomietzinse frisch berechnet und die übrigen Budgetwerte inklusive allfällige Monatsbeträge und Kommentare kopiert
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Das Verwalten der Budgetbeträge ist sehr einfach und ist der Handhabung im Excel sehr ähnlich
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Mehrere Vorjahreswerte können angezeigt werden und deren Detailbuchungen mit einem Klick aufgerufen werden. Noch nicht fakturierte Kreditorenaufträge können zu den Ist-Werten addiert werden.
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Der Level (Konto oder Kontogruppe) der Budgetierung kann pro Kontogruppe in jedem Kontenplan definiert werden
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Die Budgets werden beim Abruf einer unterjährigen Erfolgsrechnung mit Budgetvergleich automatisch pro rata berechnet
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Budgetpositionen können kommentiert werden
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Automatisierte Berechnung von Budgets für Mietzinse
Mehrwertsteuer
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Erstellen von vollständigen MWST-Abrechnungen inklusive den Beilagen Umsatzsteuer- und Vorsteuer-Journal auf Knopfdruck als PDF- oder Excel-Auswertung.
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Erstellen der Umsatzabstimmungen zur Unterstützung bei Abstimmungsarbeiten
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Satzänderungen mit je einer Mutation an zentraler Stelle, so dass weder Mietzinse noch Mietverträge mutiert werden müssen oder ein anderer MWST-Code verwendet werden muss
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Korrekte Berechnung und Verbuchung der Vorsteuer auch bei nur teilweise der MWST unterstellten Liegenschaften (Netto-Prinzip)
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Historisch geführte Steuerquote für wechselnde Optierungssätze, bei gemischt genutzten Liegenschaften auch auf Stufe Hauseingang
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Leerstände mit weiterlaufender Vorsteuerabzugsberechtigung, auch über mehr als 12 Monate möglich
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Vollautomatisierte Heiz- und Nebenkostenabrechnung für der MWST unterstellte Liegenschaften.
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Optierte Mietverträge nach der Nettomethode, restliche Mietverträge nach der Bruttomethode
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Abrechnung nach vereinbarten Entgelten
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Die UID- und die UID-MWST-Nummer können verwaltet werden
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Automatische Erkennung, ob ein Fahrzeugabstellplatz MWST-pflichtig ist
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Mieter aus der gleichen MWST-Gruppe wie der Vermieter werden von der MWST-Pflicht automatisch befreit
Heiz- und Betriebskostenabrechnung
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Auch für freiwillig der MWST unterstellte Liegenschaften (Optierung)
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Umlagen in verschiedenen Phasen. Honorarberechnung vor oder nach den Umlagen
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Datenaustausch (Import/Export) mit Abrechnungsfirmen für die verbrauchsabhängigen Heiz-/Betriebskostenabrechnungen (Warmwasser, Kaltwasser, etc.)
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Wechselnde Verteilschlüssel werden berücksichtigt, auch Tag genau. Ebenso der etappenweise Bezug einer Liegenschaft
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Rückwirkende Erfassung von Mieterwechseln, d.h. die Erfassung eines Mietverhältnisses vor das aktuelle Verhältnis, sind möglich
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Gewichtung bei Mieterwechsel – je nach Region unterschiedlich (Pflege der Gewichtungsschlüssel online möglich)
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Unbegrenzte Anzahl Kostensammler für die Verteilung
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Vorjahresvergleich der Kosten sowie der Verbrauchskennzahlen
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sichtbare oder unsichtbare Stornobuchungen
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Transparente Mieter-Abrechnungspapiere, auch bei verbrauchsabhängiger Abrechnung der Kosten
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Mieterpapier mit Beilage zur freiwilligen Erhöhung der HK/BK-Akonti
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Inkasso der Saldi via QR-Rechnung
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Auszahlung von Saldi zu Gunsten der Mieter auf elektronischem Weg
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Bei Abruf der definitiven Abrechnung kann der Benutzer das mit dem Tagesdatum vorgeschlagene Buchungsdatum überschreiben
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Auszahlungen für Mieter ohne Zahlungsverbindungen werden nicht ausbezahlt (keine Postmandatszahlungen mit ISO 20022 möglich)
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Automatische Auszahlungssperre, wenn der Mieter gemahnte Debitorenposten hat
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Automatische Umbuchung von Leerstandkosten in die Erfolgsrechnung
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Über- oder unterjährige Abrechnungen möglich
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Buchungssperre für einzelne Perioden auch ohne definitive Abrechnung möglich
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Abgegrenzte Mieter-Akontozahlungen auch bei Zahlmodi ungleich monatlich
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Arbeits-Auswertungen, im Excel und PDF verfügbar
- Zusammenfassung mit Mehrjahresvergleich
- Detailjournal mit direktem Aufruf der verlinkten Belege und Buchungen aus dem Excel- oder PDF-Detailjournal
- Verteilerjournal
- Verteilerjournal der Leerstände
- Verteilerjournal für vorgenommene Umbuchungen
- Honorarbeleg -
Tank- und Boileranlage mit Heizölständen und Revisionsdaten
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Import von Heizölständen aus Exceldateien via Drag&Drop mit nachfolgender Überprüfung des Mindestbestands und dem allfälligen Generieren einer Pendenz.
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Überwachen von Tank- und Boiler-Revisionen mittels Generierung einer Pendenz
Verwaltungsabrechnung
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Standardausführung mit
- Begleitbrief
- Deckblatt, z.B. mit einem Foto der Liegenschaft
- Bilanz
- Erfolgsrechnung
- Detailjournal
- Mietzinsabrechnung -
Die Spalten können konfiguriert und auf der Buchhaltung als Vorschlag hinterlegt werden. Beim Abruf genügt die Eingabe eines Stichtages
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Als Spalten stehen zur Verfügung
- Vorjahre
- Budgetversionen
- Ist-Werte
- Abweichungen in CHF und in % -
Den vier Standardauswertungen können weitere individuelle Auswertungen hinzugefügt werden
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Die Verwaltungsabrechnung kann via den „Auswertungsplan“ von GARAIO REM auch mit der Struktur sowie den Konto-Nummern und -Bezeichnungen des Eigentümers erstellt werden
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In den Aktiven und Passiven können die Kontogruppen als „zu spiegeln“ gekennzeichnet werden, damit Konti mit einem Soll-Saldo in den Aktiven und solche mit einem Haben-Saldo in den Passiven ausgegeben werden
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Erträge werden nach vereinbarten Entgelten (Soll) ausgewiesen
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Es kann pro Konto konfiguriert werden, ob die Buchungen im Detailjournal ausgegeben werden sollen oder nicht. Massenbuchungen können stark verdichtet werden, damit die Ausgabe komprimiert pro Buchungsdatum und Beleg-Nummer erfolgt
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Die Verwaltungsabrechnung ist darauf ausgerichtet, dass sie dem Eigentümer abgegeben wird und wird als PDF erstellt
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Es können mehrere Empfänger hinterlegt werden.
Bilanz / Erfolgsrechnung
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Die Ausgabe kann am Bildschirm, im Excel, in einem XML-Format oder als PDF erfolgen
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Es existieren je zwei Abrufvarianten: 1-spaltig oder 2-spaltig
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Es können beliebig viele Spalten abgerufen werden
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Drilldown-Funktionalität von Kontogruppe über Konto auf Buchung bis hin zum Kreditoren- oder Debitoren-Beleg
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Einbezug von Vorjahren oder Vorperioden
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Detaillierte Ausgabe bei Miteigentum
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Unterjährige Abrechnung mit einem individuellen Abruf von - bis
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Berechnung von Abweichungen in % oder CHF
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Automatische Saldoüberweisungen nach definitivem Perioden- oder Jahresabschluss.
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Automatisierter Übertrag von Kontosaldi per Perioden- oder Jahresabschluss, z.B. für Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonti
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Berechnung der Aufwandpositionen im Verhältnis zum definierten Soll-Mietertrag (Quoten-Berechnung)
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Umfassende Suchfunktionen für Buchungen und Bewegungen mit Drilldown-Funktionalität
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Unterstützung beim Erfassen von Rechnungsabgrenzungsbuchungen mit automatischer Auflösung im neuen Geschäftsjahr
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Einfaches Anpassen von Geschäftsjahren, Perioden und Periodizitäten
Verwaltungshonorar
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Es können verschiedene Honorartypen für die Verrechnung eines %-Honorars mit unterschiedlichen Basen hinterlegt werden, so dass Honorare wie Netto-Ist oder Netto-Soll wie auch Brutto-Ist und Brutto-Soll automatisiert berechnet werden können
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Es können Honorar auf Unterhalts- oder Projektaufwänden berechnet werden
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Auch Honorarpauschalen können verrechnet werden
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Individuelle Honorare können z.B. nach dem Einholen von Wirtschaftsauskünften, dem Aufstellen von Vermietungstafeln oder dem Versand von eingeschriebenen Mietzins-Anpassungen auf der Liegenschaft erfasst und zusammen mit den übrigen Honoraren verrechnet und verbucht werden.
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Erstellen einer Honorarsammelrechnung in Form einer Zusammenfassung der Honorarverarbeitung über mehrere Liegenschaften
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Automatisches Auszahlen der Honorarbeträge, z.B. an die Gesellschafts-Buchhaltung
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Die Honorarverrechnung kann storniert werden
Stockwerkeigentum
Zu den vorangehend aufgeführten Standardbereichen sind für den Bereich Stockwerkeigentum zusätzlich folgende Funktionalität realisiert:
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Flexible Namen- und Anschriftenverwaltung auf der STWE-Person
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Flexible Definitionen für den Dokumentenversand an Eigentümer, Debitor oder Kopie an
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Automatische Abfüllfunktion für Objektverteilschlüssel (m2/m3/WQ) sofern auf Objekt definiert
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Budgetierung nach Verteilschlüssel (Kostenstelle) und Kontogruppe
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ausserordentliche Budgetforderungen
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Automatisierte Berechnung der Budgetforderungen, auch bei neuen Mandaten
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Automatische Berechnung der jährlichen Honorarpauschale auf Grund des neuen Indexstands
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Automatische Gruppierung der STWE-Budgetforderungen und STWE-Abrechnungen nach STW-Eigentümer und Debitor (Nutzniesser)
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STWE-Budget-Rechnung mit QR-Beleg (Akontorechnungen) mit oder ohne Details
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STWE-Budgetforderungen mit möglicher Berücksichtigung einer Gewichtung, z.B. höhere Gewichtung bei Wintermonaten
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Die STWE-Abrechnung
- Berechnet die Abrechnungssaldi bei Eigentümerwechseln Tag genau
- Berücksichtigt die bezahlten Budgetzahlungen- Verrechnet den Abrechnungssaldo mit den verbleibenden Budgetraten des laufenden Geschäftsjahres und/oder mit der
nächsten Budgetrate
- Kann die Dokumente für die STW-Eigentümer schon bei der provisorischen Abrechnung erstellen
- Verbucht den Bruttoertrag des Erneuerungsfonds automatisch auf das Passivkonto
- Aktiviert den Heizmaterialbestand automatisch -
Die STWE-Abrechnung erstellt die folgenden externen Dokumente
- Begleit-/Einladungsschreiben
- Bilanz (inkl./exkl. Debitorensaldi, mit/ohne Vorjahr)
- Kostenübersicht mit Budgetvergleich
- Persönliche Abrechnung mit Zahlungsübersicht
- Kontoauszug mit neu berechneten Budgetanteilen
- Aufstellung der steuerlich abzugsfähigen Kosten mit individueller Konfiguration pro STWE-Gemeinschaft
- Budgetanteil- für die folgenden Ratenzahlungen
- Kontodetails
- Beilagen (beliebig viele PDF-Dokumente, z.B. der Revisionsbericht oder Handwerker-Offerten, können pro STWE-Gemeinschaft
hochgeladen und als Beilage zur Abrechnung ausgegeben werden) -
Die STWE-Abrechnung erstellt die folgenden internen Auswertungen als Excel oder PDF-Dokument
- Bilanz
- Mehrjahresvergleich auf Stufe Konto und Kontogruppe
- Detailjournal, in der PDF-Version mit direktem Aufruf der verlinkten Belege und Buchungen
- Verteiljournal
- Gesamtverteilung -
Erstellen des STWE-Kapitalnachweises unabhängig von der Abrechnung
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Erstellen einer STWE-Präsenzliste
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Mahnpapiere in Form eines Kontoauszuges mit STWE-spezifischen Mahntexten
Individuelle Korrespondenz
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Geeignet für einfache Mietvertragsnachträge, z.B. für Haustiere, Untermiete, etc. oder Absagebriefe nach Offertanfragen
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Speicherung der erstellten Korrespondenz im Dossier
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Serienbrief für Mietliegenschaften und STWE-Gemeinschaften mit flexiblen Selektionsfiltern, z.B. nach Objektart oder Empfängertyp
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Serienbrief für Kreditoren und Eigentümer
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Möglichkeit, die Serienbrief-Empfänger als Excel zu exportieren
Rollenverwaltung
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Rollen (BewirtschafterIn, AssistentIn, Vermietung, Rechnungswesen) pro Buchhaltung
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Datenselektionen über die Rollen, z.B. bei Auswertungen („meine Liegenschaften“), beim Bearbeiten von Mahnungen („meine offenen Posten“) oder beim Visieren von nicht freigegebenen Debitoren-Gutschriften oder Kreditoren-Rechnungen
Berechtigungen / Kompetenzen (über immonos GmbH Anpassungen möglich)
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Funktionale Berechtigungen pro Rolle (Standard: drei Rollen Administrator, Buchhaltung und Bewirtschaftung verfügbar)
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Erhöhungs- und Senkungskompetenzen für Mietzinse, Vermietungszinse, Marktmieten, etc.
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Kompetenzvalidierungen bei der Erfassung von
- Debitoren-Gutschriften
- Kreditoren-Rechnungen
Pendenzenverwaltung
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Erstellung und Verwaltung individueller Pendenzen
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Konfigurierte automatische Pendenzen durch das System - Das System prüft bei jeder Erfassung / Mutation diese konfigurierten Regeln und generiert nach Bedarf eine Pendenz bzw. erledigt sie automatisch
Auswertungen
Auswertungen können in der Regel
- Am Bildschirm angezeigt werden
- Ins Excel exportiert werden
- Als PDF-Dokument aufbereitet werden
- Im XML- oder csv-Format gespeichert werden
Schlagworte (Tags)
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Liegenschaften und Buchhaltungen können mit einem oder mehreren Schlagworten versehen werden, z.B. „Region Mittelland“, „Teamleiter Müller“, „Verkaufsportfolio“, „Renovation“, etc.
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Diese Schlagworte können Sie dann bei Auswertungen als Selektionskritierum verwenden, wodurch Auswertungen für mehrere Liegenschaften oder Buchhaltungen erstellt werden können
Two Factor Authentication
Das Login erfolgt über einen Benutzernamen, ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen welches alle 30 Tagen gewechselt werden muss sowie über ein Two Factor Authentication-Verfahren. Hierbei muss, nebst Benutzername und Kennwort zusätzlich eine von einer entsprechenden Mobile-App angegebene Kennziffer eingegeben werden. Für das Anmeldeverfahren wird die App Google Authenticator benötigt, welche kostenlos auf Google Play und dem Apple App Store verfügbar ist.